Có khá nhiều người lầm tưởng rằng làm việc hiệu quả đồng nghĩa với việc kéo dài giờ làm, tăng số lượng công việc và cày từng phút trong ngày. Nhưng thực tế không phải vậy. Bạn có bao giờ kết thúc một ngày dài với danh sách việc chất đầy nhưng nhìn lại chẳng có kết quả gì đáng kể?
Khi hiệu suất giảm, áp lực tăng và cảm giác kiệt sức chiếm lấy bạn. Vấn đề không nằm ở số giờ làm việc mà ở cách bạn sử dụng thời gian, quản lý năng lượng và ưu tiên nhiệm vụ.
Bài viết này sẽ bàn về cách nhận diện nhịp năng lượng, thói quen, tư duy, các phương pháp thực tiễn và cách duy trì hiệu quả lâu dài. Đó có thể là những thứ mà bạn cần ngay lúc này.
Bắt được nhịp năng lượng của bản thân
Một trong những yếu tố ít được chú ý nhưng quyết định hiệu quả là nhịp năng lượng tự nhiên của cơ thể. Không phải ai cũng làm việc hiệu quả vào cùng một thời điểm trong ngày. Một số người tập trung tốt vào buổi sáng, trong khi những người khác lại bừng sáng từ trưa hoặc tối. Khi ép bản thân làm việc trong khung giờ năng lượng thấp, hiệu suất giảm đáng kể, dù số giờ bỏ ra vẫn nhiều.
Vậy nên nhận điểm thời điểm phát huy sức mạnh của bản thân là rất quan trọng. Bạn hãy thử quan sát xem, trong một ngày, một tuần:
- Khi nào bạn tỉnh táo và tràn đầy năng lượng?
- Khi nào cảm thấy uể oải và khó tập trung?
Phát hiện ra thời điểm vàng của năng lượng sẽ giúp bạn sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên và tập trung, từ đó tối ưu từng phút bạn bỏ ra trong ngày. Công việc đòi hỏi tư duy sâu, phân tích hay sáng tạo nên được thực hiện vào lúc bạn mạnh nhất.
Ngược lại, những công việc nhẹ nhàng, không cần suy nghĩ sâu có thể để vào lúc năng lượng thấp, vẫn đảm bảo làm việc hiệu quả mà không quá căng thẳng.
Bên cạnh đó, bạn cũng nên chú ý đến những thời điểm cơ thể phát ra tín hiệu giả. Đó là lúc bạn rất mệt mỏi nhưng tinh thần vẫn cố gắng làm việc. Kết quả là bận rộn hết mức nhưng chẳng thu lại được gì. Hãy loại bỏ trạng thái này, để cơ thể và tinh thần đồng bộ về năng lượng, khi đó bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn.
Phân loại công việc để làm việc hiệu quả
Phân loại công việc là một trong những cách phổ biến nhất để làm việc hiệu quả. Hầu như ai cũng biết và đã từng thử áp dụng. Bạn có thể viết ra danh sách những việc quan trọng, việc không quan trọng hoặc phân chia theo mức độ ưu tiên. Vậy tại sao nhiều người vẫn cảm thấy làm việc nhiều mà hiệu quả thấp?
Vấn đề không nằm ở việc phân loại, mà nằm ở cách áp dụng thông tin sau khi phân loại. Nhiều người phân loại xong thì cứ để đó, tiếp tục làm theo thói quen cũ hoặc dồn hết năng lượng vào những việc nhỏ nhặt mà không tập trung vào những nhiệm vụ thực sự quan trọng. Một số khác phân loại quá cứng nhắc, khiến danh sách công việc trở thành gánh nặng tâm lý, tạo áp lực hơn là giúp cải thiện hiệu quả.
Vì vậy, phân loại công việc sẽ thực sự phát huy hiệu quả khi đi kèm với chiến lược xử lý phù hợp. Thay vì chỉ dán nhãn “quan trọng” hay “không quan trọng”, bạn có thể áp dụng phương pháp chia công việc thành ba nhóm cơ bản:
- Nhóm quan trọng và cấp bách: Công việc cần hoàn thành ngay, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoặc tránh hậu quả lớn. Đây là nhóm ưu tiên hàng đầu.
- Nhóm quan trọng nhưng không cấp bách: Bao gồm những việc đóng góp vào mục tiêu dài hạn. Xử lý nhóm này đều đặn giúp làm việc hiệu quả bền vững, thay vì chỉ phản ứng khi mọi thứ trở nên cấp bách.
- Nhóm không quan trọng: Thường tốn thời gian nhưng giá trị thấp. Cân nhắc hoãn hoặc loại bỏ để tập trung cho những việc quan trọng hơn.
Nhìn vào phân loại này, bạn sẽ thấy rằng làm việc hiệu quả không dừng lại ở việc biết đâu là việc quan trọng. Điều quan trọng là xây dựng thói quen xử lý chúng theo thứ tự hợp lý và phân bổ năng lượng phù hợp. Khi thực hiện đúng cách, bạn hoàn thành nhiều việc hơn, đồng thời kiểm soát được nhịp làm việc, giảm cảm giác quá tải và giữ tinh thần tỉnh táo suốt cả ngày.
Tư duy đúng
Làm việc hiệu quả không xuất phát từ kỹ thuật hay vận dụng công cụ đặc biệt. Tư duy quyết định hành vi. Tư duy đúng, hiệu quả làm việc càng cao. Những người coi hiệu quả là một lựa chọn sống sẽ chủ động hơn, biết ưu tiên đúng việc và dám từ chối những yếu tố không cần thiết.
Ví dụ như ưu tiên chất lượng hơn số lượng. Tức là, với danh sách công việc dài đăng đẳng, làm hết thì đồng nghĩa năng suất thực sự. Bạn hãy hiểu rằng, hoàn thành ít việc nhưng mang lại kết quả lớn có giá trị hơn việc hoàn tất nhiều việc nhưng hiệu quả thấp. Hãy tự hỏi mỗi nhiệm vụ trong ngày có mang lại kết quả thực sự không. Đây là bước quan trọng để làm việc hiệu quả.
Ngoài ra, bạn hãy tập nhìn những thất bại như bài học. Vì, không phải lúc nào kế hoạch cũng diễn ra suôn sẻ. Khi một ngày không đạt hiệu quả như mong muốn, quan trọng là quan sát và điều chỉnh thay vì tự trách bản thân. Hiệu quả đến từ sự học hỏi liên tục, không phải từ một cú hích thần kỳ trong ngày.
Những thói quen giúp làm việc hiệu quả
Khi muốn làm việc hiệu quả, nhiều người nghĩ đến kế hoạch, danh sách việc cần làm hay công cụ hỗ trợ. Nhưng thực ra, thói quen hằng ngày lại quyết định nhiều hơn bạn tưởng. Những hành vi nhỏ nhưng đều đặn sẽ giúp bạn giữ nhịp làm việc, giảm cảm giác bị cuốn theo công việc và tối đa hóa năng suất mà không tốn quá nhiều sức.
Một vài thói quen mà bạn có thể thử để cảm nhận những biến chuyển trong công việc, cuộc sống của mình như là:
- Thử bắt đầu ngày mới với nhiệm vụ quan trọng nhất. Nghe có vẻ mâu thuẫn, nhưng khi đầu óc còn tỉnh táo, hoàn thành công việc khó giúp cả ngày trôi đi có cảm giác tiến bộ.
- Đừng cố nhảy từ việc này sang việc khác liên tục làm não phải khởi động lại nhiều lần, vừa mệt vừa mất thời gian.
- Môi trường làm việc rất là quan trọng, vậy nên hãy tối ưu nó. Bàn gọn gàng, tắt bớt thông báo từ mạng xã hội, ánh sáng và nhiệt độ vừa phải giúp bạn tập trung tốt hơn.
- Nhìn lại những gì đã làm và chuẩn bị cho ngày mai giúp giữ nhịp làm việc ổn định.
ĐỌC THÊM:
Làm chủ thời gian: Hiểu đúng, làm đúng, sống dễ dàng hơn
[Review] TOP 6 quyển sách quản lý thời gian thông minh nên đọc
Một số phương pháp giúp làm việc hiệu quả hơn
Ai cũng muốn mọi thứ như mong đợi, làm việc hiệu quả hơn nhưng không phải lúc nào cũng biết nên bắt đầu từ đâu. Có khi bạn đã thử rất nhiều cách, từ lập kế hoạch chi chít đến ép mình phải tập trung tuyệt đối, nhưng rồi mọi thứ vẫn khó khăn. Nếu đã vậy, bạn có thể thử một trong số những cách sau:
Mỗi ngày chỉ 1 việc quan trọng nhất
Dù biết cuộc đời có quá nhiều thứ quan trọng để làm, nhưng hãy chỉ cho phép mỗi ngày một điều quan trọng nhất. Vì sao ư?
Là vì nếu phải giải quyết quá nhiều việc quan trọng cùng lúc, bạn sẽ dễ bị phân tán, tinh thần căng thẳng và hiệu quả thực sự giảm xuống. Khi đặt ra một ưu tiên hàng đầu, bạn tập trung toàn bộ năng lượng và sự chú ý vào việc đó, đảm bảo kết quả đạt chất lượng cao hơn.
Bạn thử nghĩ mà xem, khi hoàn thành một việc quan trọng trong ngày mang lại cảm giác tiến bộ rõ rệt và tạo động lực cho những việc khác, còn cố gắng ôm đồm nhiều việc quan trọng lại chỉ khiến đầu óc mệt mỏi, tinh thần bị bào mòn. Một ngày với một mục tiêu rõ ràng vừa giúp làm việc hiệu quả, vừa duy trì cảm giác kiểm soát và hứng thú với công việc.
Áp dụng kỹ thuật 90-20
Có thể một vài bạn đã nghe tới kỹ thuật này, một số thì chưa. Kỹ thuật 90-20 khá đơn giản nhưng sẽ mang lại những chuyển biến tích cực hơn khi bạn muốn làm việc hiệu quả.
Bạn chỉ cần tập trung làm việc trong 90 phút, sau đó nghỉ ngắn 20 phút để tái tạo năng lượng. Mọi thứ dường như sẽ tốt hơn bạn tưởng đấy.
Bạn thử tưởng tượng, nếu cố gắng làm việc liên tục nhiều giờ, não sẽ dần mệt mỏi, khả năng tập trung giảm, dẫn đến hiệu suất thấp. Ngược lại, chia thành các chu kỳ 90-20 giúp não duy trì mức tỉnh táo cao, tránh tình trạng cháy năng lượng giữa chừng.
Quan trọng là khi áp dụng đúng, bạn sẽ thấy mình hoàn thành nhiều việc hơn trong cùng một khoảng thời gian, đồng thời cảm giác mệt mỏi giảm hẳn. Đây là một trong những cách thực tiễn giúp làm việc hiệu quả mà không cần ép bản thân chạy theo lịch trình dày đặc hay kéo dài.
Time Blocking
Thêm một cách khác để làm việc hiệu quả mà không đau đầu chính là sử dụng “Time Blocking”. Cách này có nghĩa là đóng khung thời gian cho từng nhóm việc cần làm trong ngày. Hiểu đơn giản hơn chính là hãy để não bộ nhận biết rõ giờ này dành cho việc này, giờ kia để nghỉ ngơi hoặc giải lao. Hãy để mọi thứ trở nên minh bạch rõ ràng, não bộ dễ điều phối hơn; từ đó làm việc thoải mái hơn.
Ví dụ như là, bạn có thể dành 2 tiếng cho công việc quan trọng nhất vào buổi sáng. Sau đó, bạn sẽ vào dành ra 30 phút cho việc check mail và trả lời tin nhắn. Kế tiếp là 15 phút tự thưởng cho bản thân trước khi làm việc tiếp tục.
Khi lặp lại theo một nhịp ổn định, não bạn sẽ quen với lịch trình, giảm cảm giác bị xao nhãng và tăng khả năng tập trung vào nhiệm vụ hiện tại.
Nhắc nhở là đừng quá cứng nhắc với Time blocking. Thỉnh thoảng linh hoạt điều chỉnh lịch nếu có việc quan trọng đột xuất, nhưng vẫn giữ nguyên nguyên tắc phân bổ thời gian rõ ràng.
Duy trì nhưng đừng gượng ép
Muốn làm việc hiệu quả không phải chuyện một sớm, một chiều. Đó là cả quá trình rèn luyện từng ngày, từng tuần, và thậm chí từng tháng. Vì vậy, đừng ép bản thân phải hoàn hảo, phải tuân theo một khuôn khổ cứng nhắc, bởi điều đó chỉ khiến tinh thần mệt mỏi và phản tác dụng.
Thay vào đó, hãy để bản thân cảm nhận nhịp năng lượng và điều chỉnh công việc theo nó. Có những ngày bạn tràn đầy hứng khởi và tập trung, nhưng cũng có những lúc tinh thần xuống thấp hoặc đầu óc mơ hồ. Chấp nhận những ngày kém hiệu quả là một phần tự nhiên của hành trình. Quan trọng là bạn kiên trì, duy trì thói quen tốt từ những việc nhỏ, để tăng dần năng suất và hiệu quả mà không cảm thấy quá áp lực.
Khi mọi thứ đã trở thành thường lệ thì bạn sẽ không còn cảm giác bận rộn mà không thấy kết quả nữa. Mỗi công việc hoàn thành đều sẽ đưa bạn đến mục tiêu dài hạn và quá trình này rất tự nhiên.
Đọc thêm những quyển sách dưới đây để giúp bạn nhận ra thêm vấn đề và biết cách gỡ rối trong quá trình làm việc:
- Để hiệu quả trong công việc – Eat the Frog
- 5 giây thay đổi suy nghĩ để cải thiện 90% hiệu suất
- 3 giờ làm việc hết việc một ngày
- 5 phút rèn luyện tính tự kỷ luật
- Những nguyên tắc thành công
Đúc kết lại, làm việc hiệu quả không phải là cố gắng chạy nhanh hơn mà là biết chọn đúng cách để dùng thời gian và năng lượng của mình. Khi bạn kiên trì với những thói quen phù hợp và điều chỉnh nhịp làm việc theo từng ngày, hiệu quả sẽ dần trở thành điều tự nhiên. Chỉ cần tiếp tục bước từng bước nhỏ, bạn sẽ thấy mình làm được nhiều hơn mà không còn cảm giác căng thẳng hay quá tải.
